とある自治体の情報システムを担当している方から伺った話ですが、様々な調達が必要となる事案について、広く公募をする場合に、これまでは紙に印刷された仕様書や、仕様書のような書類を作成し、必要部数を印刷して配布する。
そんな手順を運用されていました。
また、入札後も色んな資料のやりとりを、紙に印刷し提出してもらったり、或いは送ったりすることが通常だったそうです。
この運用を見直す検討を実施されることになりました。
- エコに配慮し紙の利用を減らす(ペーパレス化推進）
- 書類の送付などによる輸送コストを削減する。
- スピード感をもって業務を進めるようにする。
この課題を解決するためには、インターネットを使った情報の交換が考えられますが、その仕組み作りと運用を考える上で、以下のような懸念事項がありました。
- 仕様書などの情報を希望事業者に安全に配布すること。
- 仕様書などの書類データが大容量な場合があるが対応出来ること。
- 情報受取り側よって配布方法が異なることが無いこと。
- 情報配布先が、書類データを受取ったことが判ること。
- 相手側からの提供情報も上記と同じように運用出来ること。
この仕組み作りに、デジ急便システム を提案しました。
デジ急便システム は、Webサーバタイプの大容量対応可能型ファイル交換システムです。
自治体様の既存システムの変更も必要ありません。
また、デジ急便システムを利用するためのパソコンへの専用アプリなども必要ありません。パソコンに搭載されるウェブブラウザで操作します。
自治体などの担当者様は、このデジ急便システムにアクセスしてWebメールを作成するような手順で、複雑なセキュリティを気にすることなく配布資料を送信することができます。
例え、画像や設計図面などがあり、ファイルサイズの容量が数百MBなどになっても問題ありません。
また、そのような大容量ファイルの送付先が10件、20件とあっても、システムの保存容量を気にすることも無く操作ができます。
さらに、相手先から自分宛に送られる資料データについても、相手情報(相手先の個人情報含)を、デジ急便システム に登録する必要も無く、ライセンス上も課金されることも無く、柔軟に利用できます。
資料の送付先が増えても運用コストは変わりません。
年間決まった予算で運用ができます。
さらに、デジ急便システム が提供出来る以下の機能は自治体担当者様の業務をご支援することができご評価いただきました。
- 相手先への資料発送について日時指定して予約しておくことが出来る。
- 相手が資料データを受取ったことが、通知されるだけでなく、受取っていない相手に対して、受取り期限前に自動的に通知がされる。
- 設定しておいた資料データの公開期限が来ると自動的に削除される。
- 複数の資料データを１つのフォルダにまとめて、そのままフォルダの形で送付できる。暗号化処理や、圧縮処理などを事前に行う必要がない。
デジ急便システム は、システムの導入から利用開始までの準備も短期に行うことができます。また、既存の設備や仕組みへの影響も与えません。
エコ推進・ペーパレス化、業務のスピードアップに伴う効率の改善などにデジ急便システム はお役に立ちます。
(Vol.60)
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