お客様やお取引先様などと大容量のファイルをやり取りする際にどんな方法があるか。とある企業の情報システム担当者の方との話題でした。
電子メールの添付ファイルとして送るのは、一般的には数ＭＢ程度が限界。
では、受取りはどうでしょうか？
電子メールで受信するのは、難しいですね。
そのため、良くあるのは…
- 無料のオンラインストレージサービスで送られてくる。
- 大容量ファイルを分割して小さなファイルに加工してメール添付で送られてくる。
- CD-ROMやUSBメモリなどに入れて郵送などで送られてくる。
などでしょうか？
No.1は、送るデータの内容によっては出来れば回避したいです。
少なくとも、別の第三者にデータを渡すことについては、各企業が定めているセキュリティポリシーの定義を考えると、本当はＮＧなように思います。
自社や取引先の重要な情報を、第三者の管理環境に送りアーカイブされることは問題です。
No.2は、相手に手間をかけますし、データの復元が確実と言えないケースや、専用の復元ソフトが必要になったりして大掛かりになります。
No.3は、送るコストが発生するだけでなく、届いた媒体が正常に読みとれるか判りません。意外と読み取れないケースも多いです。
製品の取扱説明書や、各種マニュアル、お客様先で発生したシステム機器の障害時に、原因を調べるためのログデータなどは、数10ＭＢや、もっと大きなデータサイズになることもあります。
こんな大容量データを、早く確実に受取るためにどうするか？
弊社では、デジ急便システムをご提案しています。
デジ急便システムは、社内に置いたWebサーバ形式のファイル交換システムです。
社内から外部の任意の人に普通サイズのファイルから、大容量のファイルまで、簡単な操作で安全に送ることができますが、反対に、外部の人から、社内の人宛にもファイルを送ることができます。
また、ファイルを受取る操作をする場合に問題になるのは、「外部の人のメールアドレスや個人情報を、社内システムに登録して運用する必要がある」とか、「外部の人のアカウントも課金の対象になって費用が発生する」などがあります。
デジ急便システムでは、この点について心配がありません。
外部の人の情報をあらかじめ登録する必要はありません。課金もありません。
「ゲストの利用」という考え方で利用できます。
デジ急便は、導入した企業に余計な負担や追加費用などを発生させないシステムです。
取り扱う電子データのサイズがどんどん大きくなる中で、大容量化した電子ファイルの送信と受信については、デジ急便システムのファイル交換機能がお役に立ちます。
(vol. 43)
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