電子メールのセキュリティであったり、電子メールの課題としてよく聞く内容は、次のようなことが多いです。
みなさんはどうですか？
・電子メールの誤送信対策。
・添付ファイルの自動暗号化。
・暗号化ファイル作成時の自動パスワード作成と送付。
・数メガバイト以上の大容量ファイルをメールで送信する。
・大容量ファイルの添付ファイルは、自動的にダウンロードサーバに切替える。
・複数のメールアドレスをTo,Ccに設定すると、自動的にメールアドレスの設定を、Bccに一括変換を実施する。
これは、電子メールを送る際に、送信する人があれこれ気にして運用していた操作です。
safeAttach Evolutionシステムは、これを自動的に処理します。
弊社では、全ての社員が、弊社ドメインからメールを送信する際には、全てsafeAttach Evolutionシステム を通じて、皆様に送信しています。
電子メールの誤送信対策としては、safeAttach Evolutionシステムを導入すると、何重にも誤送信対応出来るポイントができます。
その例を、当社の運用モデルでご紹介します。
いくつかのポリシーを運用していますが・・・
当社では、メールをパソコンから送信して２分間は、safeAttach Evolutionシステムが、そのメールを保留しています。
safeAttach Evolutionシステムからは、１通の送信メールごとに該当メールのコントロール画面アクセス用・ワンタイムURLの記載されたメールが送信者宛に届きます。
万が一、メールを止めたい時には、その内容に沿ってコントロール画面にアクセスし、保留されているメールを、メール送信者が自分で削除(送信キャンセル)します。
あんまり大きな声では言えませんが、私を含めて社内では、この仕組みに数回以上は救われているのは・・・内緒です。
さらに、添付ファイルの処理の際にもポイントがあります。
当社では、標準ポリシーとしてメールに添付される添付ファイルの合計データサイズが○MB程度以下の場合は、自動的にZipファイル形式の暗号化が実施され、そのメールが添付ファイルとして相手に送られます。
その後、２分経過すると解凍用のパスワードが記載されたメールが、safeAttachEvolutionシステムからメール送信相手に自動的に送られます。
しかし、もしその添付ファイルを開封されたく無い状況になった場合、仮に本文メールが送られていても、解凍用のパスワードが記載されたメールの送信を止めることが出来たら最悪の状況は回避できます。
safeAttach Evolutionシステムでは、メール送信者自身で、パスワード通知メールを停止(キャンセル)させることが出来ます。
このように、外部向けの電子メール送信運用において、慣れてしまった操作のために、誤送信や未暗号化ファイルの送信などミスが出やすい部分について、safeAttach Evolutionシステムはカバーしてくれます。
さらに、工夫すると・・・
1)送信するメール件名に「**未暗号**」という文字を入れると、safeAttachEvolutionシステムは、添付ファイルを平文のままで送信を実施。
2)送信するメール件名に「**固定パ**」という文字を入れると、
safeAttach Evolutionシステムは、添付ファイルを暗号化する際に、あらかじめ決めていた＊＊＊～＊＊＊の文字列を解凍パスワードになるように、つまり、固定パスワードで暗号化します。
3)送信するメール件名に「*DLDL*」という文字列を入れると、
safeAttach Evolutionシステムは、ファイルサイズを考慮せずに添付ファイルは全てダウンロードサーバ経由で送るように処理します。
4)送信するメール件名に「**B化無**」という文字を入れると、
safeAttach Evolutionシステムは、To,Ccに設定されている、メール送信先が、既定数以上であっても、Bcc設定への一括変換処理を実施しないで、To,Ccの設定とおりに送信します。
という、メール送信のシーンに合せて、または、メール受信先の状況やポリシーに合せて処理を変更することも可能です。
そういう”特例”処理が、相手ドメインや相手メールアドレスなど、一定の前提が決まるようであれば、それをsafeAttach Evolutionシステムに設定するだけで、それ以降は、メール送信者は何も気にせずとも、安全なメールの送信が可能になります。
電子メールの送受信は、今や日常の普通仕事であり、それだけに重要で、間違いやミスがあると業務への支障は大きく、添付ファイルは事故扱いにもなります。
業務効率を向上させて、ミスを無くす。メール送信時の手間や、あれこれ相手を考えた準備を無くしストレスの無いメール送信環境は、想像以上の効果を生みます。
今の当たり前を見直すことは、あまり実施しないものですが、電子メールの送信環境なら、safeAttach Evolutionシステムですぐに見直しと改善が実施できます。
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(Vol.98)
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