電子メールの「無害化」というキーワード[特別キャンペーン含]

2016年度、平成28年度は、主に官公庁や全国全ての自治体様にてこのキーワードが大切になっております。

昨年から注目されている、数多くのマルウエア感染による情報漏えいやランサムウエアによる業務停止、金銭不正要求など、事故や事件が増えています。

これらの対応を実際に行うために、総務省を中心とした全国1,700以上の全ての自治体では、今年度からネットワークの構成を含めて、IT運用のワークフローも、セキュリティ環境の再構築まで実施されることになっています。

さて、その中でも特に注目されているのが「電子メールの無害化」というキーワード。

これは、簡単に言うと以下のように考えられます。

電子メールに添付されて届いた添付ファイルは、そのファイルの中に検知が難しいマルウエアやウイルスが含まれているかもしれない。
だから、電子メールの添付ファイルは、取外してから、内部に取り込む。
電子メールには、HTMLメール形式のように、目には見えない形の文字列がメール本文に含まれていたり、画像などが貼り付けられていてそこから、確認しづらいWebサイトに誘導されて、不正なプログラムへアクセスされる。

こんなことが、自治体の大事な情報を扱うネットワーク内端末で発生すると住民情報などの漏えいが発生する可能性や、自治体業務を行うパソコンが停止したり、業務システムが破壊されたりする心配があります。

しかし、自治体のパソコン操作をする人の全てが、ITに精通し、セキュリティの知識が常に最新で、不明な点が無いだけの知識がある…ってことは無いので、反対に、パソコンに自信が無い人でも、出来るだけ安心に仕事が出来るような仕組みを作る必要がある訳です。

その環境を作ること。その１つが「電子メールの無害化」です。

都道府県の各地域自治の最上位単位で、方針を決めて、各地域の自治を行う市町村のそれぞれが、地域全体の方向性に沿ってシステムを構築します。

弊社では、この自治体でのシステム構築を、現地のパートナー様と一緒にご提案しています。

また、ご提案する製品の開発元様と、綿密な情報交換や提案事例などを整備し各地に安心して運用できる仕組みの提案を行っております。

「添付ファイルを無害化する」とか「HTMLファイルをテキストに変換する」とか実行できる仕組みを、多くの製品では言葉にしています。
だけど、これまで実施してきた、【普段の業務】が、継続的にできなくなったり大きく手順を変えなきゃいけなくなった…ってなると、仕事が遅くなってしまったりミスが多くなったりしがちです。
それは、残念ですね。

そんなことになると、自治体として提供しないといけないサービスに影響が出て住民からのクレームになります。

結果的に、安全で簡単で情報セキュリティ事故が起きにくい環境を、税金を投入し構築したところで、住民のみなさんに迷惑を掛けることになります。

これではダメです。

つまり、「出来ることの機能の名称」を並べて比較して、後は金額を重ねて書いてそれで判断すると、後から困ります。
そして、導入後は最低でも５年間程度は、その困った状態で継続することになります。

だからこそ、「出来ることの機能の名称」で判断せず、「それを入れた場合に、従来業務とどこがどう変わるのか？」と、面倒でも細かく確認することが大事です。
例えば・・

添付ファイルを引き離して、添付ファイル無しメールに変換した。そして、元々添付されていたファイルの名称を、メール本文の文末に列記して、メール受信者に判るようにした。

⇒ 一見、配慮された仕組みに見えます。でも、｢メール本文の文末」に添付されてたファイル名を記載されても、１通目の初メールであれば気付けるかもしれませんが、何度かやり取りをしたメールだったら、【文末ってどこ？】ですか。見落としませんんか？
いちいち、今回届いたメールの添付ファイルは、これまで数回のメールやりとりを実施した、履歴分の、さらにその下に記載されています。
これでは、添付ファイル名を見落とします。そして、添付ファイルがあった事を後から見たら、気付けないです。
そして、長く使うと、使いづらくてクレームなどになるでしょう。
添付ファイルを外し、HTMLメールをテキストに変換し、テキスト化したメールを安全なメールとして内部に取り込む環境に変えた。

⇒ これは、最も普通の要件です。これに対応したけど、安全なメールとされて内部に届いたメールのヘッダー情報が、本来のメールと書き換わってしまってそのメールについて、相手の情報を調査する場合にメールのヘッダー情報がメール無害化システムの都合で書き換わってしまっていたら。
結局、何も調査が進まず、また、メールの返信を行う際に、正しい情報が連携出来ないメールとなり、後から困ります。

…ってことも想定されます。

弊社では、出来るだけ、細かい点にも注意を配り、これまでの業務の進め方に配慮を可能な限り行って、判りにくくない・使いづらくない、そういうシステムの提案を心がけています。

弊社では、自治体向けの『特別キャンペーン価格』のご提案を、メールサーバのシステムで行っています。
きっと、民間企業や団体が、これを知ると怒るだろうなぁ。と思うほど。

自治体が、今回の「セキュリティ対策」を実施するために、見直しや再構築、そして新しい仕組みの導入を考えると、ものずごく広範囲な部分に対して対応が必要になります。

そして、金額的な負担も非常に大きくなります。

弊社では、そのような背景も踏まえて、どうしても必要になると言える、メールサーバの再構築や新規構築で、コスト的にもお役に立てる提案を想定しパートナー各社とご紹介しています。
もし、これから「メール無害化」を最終的な方針検討を行うとか、色んな提案が絡み合って複雑になってしまったようなタイミングであればご相談ください。

まずは、１枚モノの、絵にした資料をご紹介します。
今回の、総務省通達に沿った形で、「細かいところまで考慮した形」を１枚の絵にまとめたものになります。

大事なことは「機能の名称」と「価格」だけを重ねた比較表で決めないこと。
新たに必要な「機能」を採用したら、今のメールや添付ファイルと、どこがどう変わるのか？　って、細かく確認しておくべきです。

初めてのメール。１通目のメールの受信時ケースだけじゃないのです。
２往復目、３往復目…と、１つのメールが何度も返信を重ねて送りあうこともあるのです。
そうなったとき、メール内の文字が、どこにどう配置されるかはとっても重要です。名前だけで選ぶと、後から残念な気持ちになるかもしれません。

そんな細かいことが、事前に明確化出来てないと、システム構築をした後にそれから数年間、ずっと苦情やクレームと対峙しながらシステム運用を実施していくことになります。
そんなことにならないように、是非とも、慎重に。

※Webサイトに掲載していない製品については営業までお問合せください。

(Vol.104)

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